Papieren bonnetjes verdwijnen langzaam maar zeker uit de administratie. Facturen worden steeds meer digitaal verstuurd. Maar hoe zit het nu precies met de digitale bewaarplicht? Welke regels stelt de Belastingdienst aan uw (digitale) administratie? Bij Glissenaar krijgen we hier regelmatig vragen over. Daarom in dit artikel: Alles wat u moet weten over het bewaren van digitale facturen.
Houd rekening met de wettelijke bewaartermijn
Om te beginnen is er de wettelijke bewaartermijn. Die houdt in dat u alle facturen (dus zowel op papier als digitaal) minimaal 7 jaar moet bewaren. Het gaat daarbij niet alleen om de facturen die u ontvangt, maar ook om de facturen die u zelf verstuurt. Facturen over onroerende zaken moet u zelfs 10 jaar bewaren. U dient hiervan regelmatig, op de juiste wijze, back-ups te maken. Zodanig dat uw complete administratie gedurende die jaren toegankelijk en controleerbaar blijft.
Bewaar facturen in de originele staat
Volgens de wettelijke bepalingen moeten boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaard worden zoals ze ontvangen zijn. Dus in de originele staat. De facturen die u digitaal ontvangt of verstuurt, moet u dan ook digitaal bewaren. Facturen die u op papier ontvangt, mag u wel digitaliseren. Hierbij is het van belang dat de ‘echtheidskenmerken’ van de originele factuur niet verloren gaan. Hierover zegt de Belastingdienst dat ‘de beheersingsmaatregelen in de organisatie tezamen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld een scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid van het document‘. Dit betekent ook dat de factuur niet bewerkt mag worden, door er bijvoorbeeld een krabbeltje, paraaf of stempel op te zetten voordat de factuur gedigitaliseerd wordt.
Praktisch heeft Glissenaar Accountants het volgende standpunt ingenomen voor administraties die digitaal verwerkt worden:
1. Papieren facturen
Ontvangt u een papieren factuur? Bewaar deze dan ook nog fysiek. Na het inscannen en uploaden kunt u de papieren factuur het beste in een (archief)doos doen. Let erop dat u de fysieke facturen 7 jaar moet bewaren (facturen over onroerende zaken 10 jaar).
2. Digitale facturen
Ontvangt u een factuur per e-mail of krijgt u een factuur die u via de portal van de leverancier moet downloaden? En stuurt u deze vervolgens in naar de administratie (Basecone)? Dan hoeft u deze factuur niet ook nog te printen en op papier te bewaren. De facturen moeten nog wel 7 jaar te benaderen zijn. Dat houdt in dat u de oorspronkelijke e-mail moet bewaren c.q. dat de factu(u)r(en) te downloaden is/zijn bij de betreffende leverancier. Bonnetjes die u (bijvoorbeeld met een app) scant en uploadt, kunt u daarna weggooien. Tezamen met de betaling via de (zakelijke) bankrekening / creditcardafschrijving en agenda’s moet er voldoende bewijs te leveren zijn dat dit ‘originele’ bonnen zijn geweest en dat er niet getwijfeld hoeft te worden aan de authenticiteit.
3. Digitale bankafschriften en creditcardoverzichten
Het is aan te bevelen om digitale bankafschriften en creditcardoverzichten 1x per jaar te downloaden (van het voorafgaande jaar) en vervolgens te bewaren. Deze afschriften blijven namelijk vaak niet 7 jaar lang beschikbaar op de internetbankierenportal. De afschriften helpen in de bewijsregeling bij het bewijzen van de authenticiteit van de verwerkte (digitale) facturen.
Meer weten?
Heeft u na het lezen van dit artikel nog vragen over de bewaarplicht van uw facturen? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder!
