1. Thuiswerken of op kantoor, wat mag u belastingvrij vergoeden in 2025?
(Bron: SRA)
Veel werknemers werken tegenwoordig gedeeltelijk thuis. Wat mag u in 2025 belastingvrij vergoeden? Waar moet de werkplek thuis aan voldoen en wat mag of moet u als werkgever daarin faciliteren?
Fiscaal bestaat er een belastingvrije thuiswerkvergoeding van momenteel € 2,35 per dag (2024). Vanaf 2025 wordt dit hoogstwaarschijnlijk € 2,40 per dag. Deze vergoeding is bedoeld voor de kosten die een werknemer maakt als hij thuiswerkt. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van verwarming, elektra en koffie.
Voor reiskosten van en naar het werk kunt u in 2024 ook een onbelaste vergoeding verstrekken en wel van maximaal € 0,23 per km. De hoogte van deze kilometervergoeding wordt voor 2025 niet aangepast. Een vergoeding voor thuiswerken kan samengaan met een vergoeding voor reiskosten in het kader van woon-werkverkeer.
Let op! U mag op één dag slechts één vergoeding onbelast verstrekken, dus óf voor thuiswerken óf voor reiskosten voor het woon-werkverkeer.
Een vaste vergoeding voor thuiswerken en/of reizen naar het werk is voor u als werkgever administratief het makkelijkst. Dit mag wanneer de werknemer in een kalenderjaar ten minste 36 weken, gedurende vijf dagen per week reist tussen woon- en werkplaats. U kunt uw vergoedingen daarbij voor fulltimers dan baseren op 214 werkdagen per jaar. Werkt de werknemer maar een deel van het jaar, dan is de vergoeding 70% van de gewerkte volle werkweken.
Let op! U moet de vergoedingen voor parttimers naar evenredigheid aanpassen. Dit geldt ook als niet de hele week thuis wordt gewerkt of naar het werk wordt gereisd.
U kunt de vergoeding voor reiskosten en thuiswerken ook combineren.
Voorbeeld (2025): Een werknemer woont 20 km van het werk, werkt vier dagen per week op kantoor en één dag per week thuis. U mag per jaar vergoeden 20 x 2 x 214 x 4/5 x € 0,23 = € 1.575,04 voor reiskosten en 214 x € 2,40 x 1/5 = € 102,72. In totaal dus € 1.677,76 per jaar, ofwel € 139,81 per maand.
U kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel die voldoet aan arbonormen, een computer of een noodzakelijke telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR) waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.
Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR, de volgende gerichte vrijstellingen:
– arbovoorzieningen op grond van de wet;
– gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of uw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.
Als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden, is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing:
– de werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte;
– de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen;
– de arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet en
– de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van het Arbobesluit.
Let op! Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in de eventueel beschikbare vrije ruimte van de WKR worden ondergebracht.
Tip! Zijn zaken niet belastingvrij te vergoeden of te verstrekken, dan kunt u ze onderbrengen in de werkkostenregeling (WKR). Ze zijn dan ook belastingvrij voor de werknemer, maar als u in een jaar meer aan vergoedingen en verstrekkingen heeft dan uw vrije ruimte, betaalt u 80% belasting over het meerdere.
De Tweede Kamer heeft bij de behandeling van het Belastingplan 2025 een amendement aangenomen om de vrije ruimte van de loonsom tot € 400.000 per 2025 te verhogen van 1,92% nu, naar 2% in 2025 en per 2027 verder te verhogen naar 2,16%. De vrije ruimte van 1,18% over het meerdere van de loonsom boven € 400.000 blijft ongewijzigd. Deze voorstellen moeten nog wel door de Eerste Kamer worden goedgekeurd.
2. Minimumuurloon stijgt met 2,78% per 1 januari 2025
(Bron: SRA)
Het wettelijk minimumloon stijgt per 1 januari 2025 van € 13,68 naar € 14,06 per uur. Dit is een stijging van 2,78%. De stijging van het minimumuurloon werkt ook door in de minimumjeugduurlonen.
De verhoging vloeit voort uit de koppeling die bestaat met de ontwikkeling van de contractlonen. Hiervan kan worden afgeweken, maar op grond van de feiten is dit niet nodig.
Sinds 1 januari 2024 wordt het minimumloon uitgedrukt in een wettelijk minimumuurloon. Dit betekent dat er geen vaste minimumdag-, -week- en -maandlonen meer voorgeschreven kan worden door de wet.
Let op! Per sector kan de omvang van een voltijds dienstverband verschillen, bijvoorbeeld 36, 38 of 40 uur per week.
Er wordt nog wel een referentiemaandloon vastgesteld om de hoogte en indexatie van een aantal uitkeringen vast te stellen. Dit referentiemaandloon gaat per 1 januari 2025 € 2.191,80 bruto bedragen.
Let op! Op de loonstrook moet u het geldende wettelijke minimumuurloon vermelden voor de betreffende leeftijd van de werknemer en de periode waar de loonstrook betrekking op heeft.
